Автор: В трудовых отношениях между работодателями и подчиненными могут возникать непредвиденные или внештатные ситуации. Для изложения своей точки зрения и урегулирования конфликтов каждая из сторон должна обосновать мотивацию своих действий и описать их. Такая информация предоставляется в письменной форме. При этом необходимо оформление документа — объяснительной записки.
В целом объяснительные записки являются документами, объясняющими руководителям причины невыполнения, отказа от выполнения каких-либо поручений, нарушений правил внутреннего трудового распорядка, несоблюдение трудового или технологического процесса и дисциплины: опоздания, прогулы, отсутствие на рабочем месте, и так далее. Этот документ может пояснять какие-либо действия/бездействие, факты, проступки, описывать происшествия, сложившиеся ситуации, интерпретировать поступки или поведение сотрудников.
Особенности объяснительной записки
1. Это письменное заявление не состоит в общей системе бланков внутреннего кадрового делооборота предприятий. Это объясняется тем, что она составляется только при внештатных ситуациях и отклонениях от трудового регламента.
Такими ситуациями считаются следующие случаи:
- опоздания на работу;
- прогулы;
- причинение имущественного вреда;
- прочие подобные моменты.
2. Такой документ может быть двух типов:
- оправдательный;
- пояснительный.
Оправдательные объяснительные записки поясняют личные ошибки или причины бездействия сотрудника на рабочем месте.
Пояснительные объяснительные записки (или описание действий других лиц) требуются, когда в ситуациях замешаны несколько людей. Когда непонятно, кто виновен. В таких записках описываются действия всех сотрудников, но пишут их лица, которые непосредственно обвиняются в неисполнении своих обязанностей. Впоследствии руководитель проанализирует текст и сделает выводы о степени виновности сотрудников.
3. Объяснительные записки составляются или по желанию самих сотрудников, или по требованию работодателей в процессе проведения любого служебного расследования. В процессе расследования на подачу записки предоставляется не более 2-х дней. В других случаях сроки определяются по усмотрению сторон. Однако лучшим решением будет составление документа в максимально короткий срок. Это поможет не допустить негативного положения сотрудника.
4. При отказе работника написать соответствующий документ составляется акт. Сотрудник имеет право написать объяснительную записку, но не обязан этого делать. Однако при отказе от объяснений для него могут наступить неблагоприятные последствия вплоть до увольнения.
5. При нарушении дисциплины труда и правил внутреннего распорядка объяснительную записку учитывают в процессе вынесения решения о наказании. Если же руководство отказывается проверять объяснения, указанные в записке, взыскание не применяется.
6. Объяснительная записка должна отвечать конкретным требованиям и составляться по определенным правилам.
Правила составления и подачи объяснительной записки
1. В рамках служебного расследования руководство предприятия требует от работника составления объяснительной записки в письменном виде. Документы, написанные работниками, впоследствии прикладываются к материалам проверочных мероприятий.
2. Объяснительные записки пишутся на имя руководителей предприятий или начальников, непосредственно уполномоченных на урегулирование споров с сотрудниками.
3. Объяснительные записки пишутся в произвольной форме самими сотрудниками.
4. После получения руководителем объяснительного документа он может или простить сотрудника за его ошибки, если он сочтет причины уважительными, или наложить взыскание. Наказание выносится согласно с соответствующим Приказом в течение 30 дней со дня сообщения о нарушении. После ознакомления с Приказом сотрудник имеет право согласиться с наложенным на него наказанием, обжаловать его в Суде или в государственной инспекции по труду.
5. Оформленный документ регистрируется. Факт ее получения фиксируется работодателем. Записке присваивается входящий номер. Отметка о входящем номере документа ставится в соответствующей документации предприятия. После этого ответственное лицо ставит свою подпись.
6. В случае признания работником своей вины (дисциплинарного проступка) он должен указать следующие факторы:
- свою мотивацию, потому что допущенные нарушения могут быть причиной устранения более серьезных последствий;
- указание на то, что этот факт — первый из допущенных нарушений (руководитель при вынесении дисциплинарного взыскания может учесть это обстоятельство);
- указание на то, что серьезные последствия для производственного процесса отсутствуют;
- готовность добровольного возмещения ущерба.
7. В законодательных нормах не содержатся типовые формы документа, однако работники должны придерживаться основных правил оформления и указывать все необходимые данные. Указание основных пунктов и правильное оформление объяснительной записки поможет в случае необходимости при обращении в Суд. С той же целью записку желательно составить в двух экземплярах. Второй экземпляр, остающийся у сотрудника, будет использован в дальнейшем урегулировании споров.
Общие нормы составления объяснительных записок по тому или иному факту:
- при опозданиях на работу — указание уважительной причины;
- при болезни — информация о заболевании или обращении ко врачу (впоследствии необходимо подтвердить указанные данные закрытым больничным листом или справкой);
- при невыполнении производственных рабочих функций или срыве рабочего процесса — указание причин, по которым допущены нарушения (например, срыв соответствующих задач другими отделами или какие-либо объективные факторы).
Важно! Не допускается писать объяснительные записки под давлением или под диктовку начальника или другого должностного лица. Это может быть использовано для преднамеренного создания доказательств, которые впоследствии смогут быть использованы для дисциплинарного взыскания и/или увольнения.
Содержание документа:
- фамилия, имя, отчество, должность ответственного лица, на имя которого составляется документ;
- фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, допустившего нарушения;
- структурное подразделение предприятия;
- обстоятельства дисциплинарного проступка;
- объяснения сотрудника, оформленные в произвольной форме;
- дата;
- четкая личная подпись сотрудника.
Другие виды объяснительных записок
Объяснительные записки оформляются по месту постоянной работы не только при возникновении своих нарушений, но и при других обстоятельствах. Это может быть объяснительный документ, составленный по поводу действий зависимых лиц и/или подчиненных, а также их поведения.
Кроме того, родители, например, могут написать такой документ по поводу поведения своего ребенка для предъявления в школу или в другое образовательное учреждение.
В различных ситуациях правила оформления и заполнения реквизитов будут схожи. Необходимо подробно указать все факторы своих действий, описать их в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своего поведения. Также нужно подтвердить наличие уважительных причин нарушения дисциплины труда, обосновать условия произошедших событий, и так далее.
Резюме
Если работодатель предлагает написать объяснительную записку, не стоит отказываться от своего права. Главное — убедительно изложить свои позиции. Необходимо указать на все обстоятельства и факты:
- время действия;
- место событий;
- поведение третьих лиц;
- наличие и/или отсутствие свидетелей;
- обстоятельства происшествия (если они имели место);
- особенности нарушения трудовой дисциплины (при служебных расследованиях);
- прочие подобные факторы.
Чем более подробно будет составлен документ, тем больше шанс избежать серьезного дисциплинарного взыскания или даже увольнения. Работодатель обязан рассмотреть объяснительную записку и вынести свое решение. И не исключено, что какое-то из объяснений покажется ему вполне справедливым.
